? Las reglas que aplica esta herramienta
Todo lo de abajo sale de la lección «Control de caja y flujo de fondos».
EFECTIVO + COMPROBANTES + VALES PENDIENTES = FONDO FIJO ASIGNADO
Qué se paga y qué no se paga por caja chica
✅ Permitido
- Artículos de librería y oficina (cuando no hay stock)
- Insumos de limpieza e higiene urgentes
- Reparaciones menores (cerraduras, vidrios, plomería básica)
- Fotocopias para uso oficial
- Envíos postales y mensajería urgente
- Comunicaciones urgentes (fax, llamadas especiales)
- Refrigerios para reuniones imprevistas
- Transporte local urgente (taxi, remis para trámites)
- Pequeñas reparaciones de equipos
❌ Prohibido
- Gastos personales de funcionarios o empleados
- Bienes de uso inventariables (computadoras, muebles)
- Servicios periódicos (abonos, suscripciones)
- Servicios públicos (luz, gas, teléfono fijo)
- Impuestos y tasas
- Cambio de cheques personales
- Préstamos o anticipos de sueldo
- Viáticos y pasajes (tienen su propio circuito)
- Combustible para vehículos oficiales
- Regalos, donaciones o agasajos
⚠️ Con autorización
- Reparación de vehículos: solo cuando la distancia impide el trámite normal
- Compras que superan el 20-40% del fondo: autorización de un superior
- Bienes con valor inventariable: consultar con contabilidad
- Pagos a proveedores habituales: evaluar si van al circuito normal
Regla de oro: nunca fraccionar. Dividir una compra grande en varias facturas chicas para entrar en el tope es falta grave y puede tener consecuencias disciplinarias. Si un gasto supera el límite, va por el circuito normal de compras. La app avisa cuando dos o más gastos del mismo proveedor y la misma fecha suman más que el tope.
Requisitos del comprobante válido (ARCA, ex AFIP)
- Tipo: solo Factura B, Factura C o Ticket Factura. Nunca Factura A.
- Datos del emisor: razón social, CUIT, domicilio, condición ante IVA, Ingresos Brutos.
- Datos del receptor: nombre de la empresa, CUIT, domicilio.
- CAE vigente: Código de Autorización Electrónico no vencido.
- Detalle completo: cantidad, descripción, precio unitario y total.
- Fecha: dentro del período que se está rindiendo.
- Condición de venta: contado.
Recibo provisorio de egreso
- Documento interno y prenumerado, para cuando le entregás plata a un compañero para una compra.
- Registra fecha, monto entregado, destino de los fondos, firma de quien entrega y de quien recibe.
- Quien recibe tiene 48 horas hábiles para rendir los comprobantes definitivos. La app lo cuenta como 2 días hábiles.
Cada cuánto se hace el arqueo
- Diario: comercios con alto movimiento.
- Semanal: PyMEs y oficinas administrativas.
- Quincenal: áreas con poco movimiento.
- Sorpresivo: por auditoría interna.
Qué hacer con la diferencia
Sobrante
- Puede indicar un error en un vuelto.
- Se registra como “otros ingresos”.
- Se investiga la causa.
- Se documenta en el acta.
Faltante
- Se investigan las causas inmediatamente.
- El responsable debe justificar o reponer.
- Sin justificación: va a “otros gastos” o se descuenta.
- Los faltantes reiterados ameritan investigación.
Reposición
- Se repone contra la presentación de comprobantes, por el monto gastado, para volver al fondo fijo.
- Periodicidad: semanal, quincenal o al 70% de uso. La consigna de la lección pide alertar cuando el saldo baja del 30%.
Ojo con el caso del material. En el ejemplo de PyME Soluciones los comprobantes suman $31.800 sobre un fondo de $50.000: eso es 63,6% de uso y un remanente de 36,4%. El texto dice que “se utilizó más del 70% del fondo”, pero con esos números el umbral todavía no se alcanza. La app calcula el porcentaje real.
Circuito de la caja chica
- 1. Solicitud de apertura · 2. Autorización · 3. Desembolso inicial contra recibo · 4. Operación
- 5. Rendición con comprobantes ordenados cronológicamente · 6. Control de contabilidad · 7. Reposición
Reglas, umbrales y listas tomadas de la lección «Control de caja y flujo de fondos» del curso Secretariado Administrativo 4.0. Los topes en pesos ($15.000 a $30.000 por gasto, fondos de $50.000 y $80.000 en los ejemplos) son los que usa el material y quedan editables: no son valores de mercado ni se actualizan solos. Las denominaciones de billetes y monedas son las de curso legal en Argentina.